Ga naar hoofdinhoud
Privacybeleid

Privacybeleid Geologische Vereniging Mente et Malleo

Algemeen

Onderstaand deelt Geologische Vereniging Mente et Malleo (in dit stuk verder genoemd: de Vereniging) mee welke maatregelen de afdeling in verband met de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) die op 25 mei 2018 van kracht werd, heeft getroffen en nog zal gaan treffen om uw privacy te waarborgen en uw gegevens te beschermen. Bovendien wordt er in dit kader duidelijkheid gegeven over hoe en waarvoor uw gegevens worden gebruikt.

De belangrijkste uitgangspunten van het privacy-beleid van de Vereniging zijn:

  • De Vereniging heeft zo min mogelijk verschillende gegevensbestanden met ledengegevens en verstrekt geen gegevens aan derden, zonder toestemming.
  • De Vereniging bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan voor de doeleinden waarvoor we deze persoonsgegevens van u hebben gekregen.
  • De Vereniging houdt alle persoonsgegevens bij in gegevensbestanden die beveiligd zijn met een UserID en wachtwoord. Daarnaast zijn de persoonsgegevens vastgelegd in een versleuteld bestand.
  • Leden hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens die de Vereniging beheert.

Ledenlijst

De Vereniging houdt een ledenlijst bij.

Geregistreerde gegevens:

  • Naam
  • Adres
  • telefoonnummer(s) (optioneel)
  • e-mail adres(sen) (optioneel)
  • datum begin lidmaatschap
  • deelname geologische cursussen
  • deelname aan eerdere excursies
  • geologische belangstelling (op inschrijfformulier)
  • geologische kwaliteiten
  • status betaling contributie
  • datum einde lidmaatschap
  • reden einde lidmaatschap

Gebruik

De Vereniging gebruikt de persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

  • Algemene administratie leden
  • Het organiseren van de maandelijkse verenigingsbijeenkomsten
  • Het in werkgroepen uitvoeren van activiteiten
  • Het toezenden van de nieuwsbrief
  • De excursies/cursussen
  • Informeren over activiteiten van de vereniging alsook over andere zaken binnen de doelstellingen van de vereniging (zoals activiteiten van vergelijkbare organisaties; cursussen; beurzen; nieuws)

De Vereniging en de mensen die ermee werken, zullen de persoonsgegevens expliciet niet gebruiken voor de volgende zaken:

  • Delen met andere partijen
  • Persoonlijke doeleinden
  • Commerciële doeleinden

Vorm

Er zijn 4 gegevensbestanden:

  1. Algemene ledenlijst (een Excel bestand)
  2. Mailinglist via onze website
  3. Financiële administratie
  4. Lijst met expertise en belangstelling van de leden

Per activiteit maken wij gebruik van de volgende persoonsgegevens:

Maandelijkse verenigingsbijeenkomsten / Nieuwsbrieven:

  • Uw naam, adres en woonplaats (NAW) -gegevens
  • Uw E-mailadres i.v.m. het toesturen van de nieuwsbrief waarin de verenigingsavonden aangekondigd – en beschreven worden.

Werkgroepen

  • Uw voor- en achternaam, E-mailadres en telefoonnummer van de deelnemers, voor rondsturen programma van de werkgroep en elkaar op de hoogte brengen van voor de werkgroepleden relevante informatie.

Excursies/cursussen:

  • Uw voor- en achternaam zodat alle deelnemers elkaars namen weten.
  • Uw woonplaats zodat deelnemers die vervoer zoeken weten wie er bij hen in de buurt woont.
  • Uw telefoonnummer zodat de deelnemers altijd bereikbaar zijn tijdens een excursie.
  • Uw emailadres zodat de excursieinformatie en de losse deelnemerslijst naar hen verstuurd kan worden en zij op de hoogte gebracht kunnen worden van zaken rondom de excursie.
  • Uw legitimatiegegevens, indien nodig bij buitenlandse excursies. U zult daar altijd eerst om gevraagd worden.

Toegang

Toegang tot de persoonsgegevens hebben personen in de volgende rollen:

  • Secretaris: ledenlijst, mailinglist
  • Bestuursleden, m.n. penningmeester: ledenlijst; mailinglijst
  • Webmasters: mailinglist en deelnemerslijst (om technische redenen)
  • Excursie- en cursusleidersleiders: deelnemerslijst.

Mutaties

De penningmeester registreert de status van contributie-betaling in de ledenlijst. De secretaris brengt alle andere mutaties aan, en distribueert een nieuwe versie; de secretaris past zo nodig ook de mailing list aan. De mutaties worden gedaan naar behoefte, en zo mogelijk gecombineerd tot een nieuwe versie.

Aangescherpte regels voor foto’s

Het gaat hierbij om foto’s van portretten/personen die herkenbaar zijn, bijvoorbeeld foto’s genomen tijdens verenigingsavonden, excursies, werkgroepsbijeenkomsten etc. Dat geldt vooral bij plaatsing op de website en in de Nieuwsbrief. Voor alle andere gevallen geldt dat een persoon, die een lidmaatschap heeft bij onze vereniging, toestemming heeft verleend foto’s te mogen plaatsen in genoemde media.

Als u een op de website geplaatste foto verwijderd wilt hebben, dan kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij zullen de foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Voor inzage, aanpassing of verwijdering kunt u ons secretariaat mailen. Het kan zijn dat naar uw legitimatie wordt gevraagd.

Beveiliging

Iedere versie van de ledenlijst is beveiligd met een wachtwoord welke alleen gedeeld wordt tussen bevoegde personen. De toegang tot de website is ook beschermd door een wachtwoord, welke wordt veranderd indien een van de bevoegde personen zijn rol neerlegt.

Bewaren

In de actuele ledenlijst worden de gegevens van ex-leden nog 2 jaar bewaard om nog te kunnen communiceren over eventuele lopende zaken, tenzij een oud-lid al eerder heeft aangegeven dat zijn persoonsgegevens verwijderd dienen te worden uit de actieve administratie. Voor zover er voor de financiële administratie een bewaarplicht geldt, is dit maximaal 5 jaar.

Incidenten met uw persoonsgegevens

Indien er sprake is van een incident (een zogenaamd data-lek) aangaande uw persoonsgegevens dan stellen wij u daarvan onverwijld op de hoogte. Wij streven er naar dit te doen binnen 72 uur nadat wij dit data-lek hebben ontdekt of hierover zijn geïnformeerd.

Klachtenprocedure

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u deze indienen bij het met privacy-beleid belaste bestuurslid.
De verklaring is gepubliceerd in onze Nieuwsbrief alsmede op onze beveiligde website.

Klik Privacybeleid Geologische Vereniging Mente et Malleo def om de privacyverklaring van de Vereniging te downloaden.

Back To Top